🛡️ La Guia Completa per Protegir les Dades dels Empleats

En una empresa moderna, protegir les dades personals dels empleats ja no és una opció: és una obligació legal i una necessitat estratègica. Això és especialment important quan parlem d’equips deskless —treballadors que no tenen escriptori, correu corporatiu ni accés regular a sistemes de l’empresa— i la principal via de contacte amb l’organització és el mòbil.

Quan aquests equips utilitzen apps de comunicació com Ommnio, s’obre una porta directa, segura i eficient per connectar-hi. Però també implica assumir la responsabilitat de protegir les seves dades personals.

Aquesta guia t’explica com fer-ho correctament, complint amb el RGPD i adoptant bones pràctiques que reforcin la confiança i redueixin riscos.

Què entenem per “protecció de dades”?

La protecció de dades personals fa referència al conjunt de mesures legals, tècniques i organitzatives destinades a garantir que la informació identificable d’una persona es recopili, processi i emmagatzemi de forma segura, i sempre amb una finalitat legítima.

En l’entorn laboral, això inclou dades des del procés de selecció fins molt després de finalitzar la relació laboral, com ara informació emmagatzemada per motius fiscals o legals.

Quin tipus de dades personals gestiona Ommnio?

Perquè la plataforma funcioni correctament com a canal de comunicació interna, Ommnio requereix que cada compte inclogui algunes dades bàsiques dels empleats, que són introduïdes per l’empresa client. Aquestes dades mínimes són:

• Nom i cognom
• Àrea o departament de treball
• Lloc o càrrec de l’empleat

A més, les empreses poden decidir incloure altres dades opcionals, com:

• Número de telèfon mòbil (per habilitar invitacions individuals)
• Idioma preferit
• Centre de treball o ubicació
• DNI/NIE (per exemple, si es comparteixen nòmines o certificats)
• Altres documents laborals, com nòmines o justificants mèdics

Ommnio no obliga a l’ús de funcions com l’enviament de nòmines o el control horari: són eines opcionals que les empreses trien activar si desitgen digitalitzar aquests processos amb els seus treballadors deskless. En tots els casos, les dades tractades estan protegides pel marc del RGPD, i la plataforma actua com a encarregat del tractament, proporcionant un entorn segur i conforme a la llei.

Riscos específics en equips deskless

Les empreses que treballen amb personal sense escriptori s’enfronten a desafiaments addicionals:

• Dispositius personals: La majoria utilitza el seu propi mòbil, fora del control del departament d’IT.
• Falta de formació en privacitat: És habitual que no estiguin al corrent de polítiques d’empresa o normatives com el RGPD.
• Ús de canals informals (com WhatsApp): Pot provocar filtracions, falta de traçabilitat i pèrdua de control sobre les dades compartides..

Què exigeix el RGPD?

El Reglament General de Protecció de Dades s’aplica a totes les empreses que gestionen dades de persones residents a la Unió Europea. Alguns dels seus principis clau són:

• Finalitat legítima: Només pots recopilar dades amb un objectiu clar i necessari.
• Minimització: Recull només el que és estrictament necessari.
• Consentiment informat: El treballador ha de saber quines dades es recullen i per què.
• Transparència: L’empresa ha de poder explicar què fa amb les dades.
• Drets del treballador: Dret d’accés, rectificació, supressió (“dret a l’oblit”) i portabilitat de les seves dades.
• Limitació de conservació: No s’han de guardar dades més temps del necessari.
• Seguretat i confidencialitat: Cal aplicar mesures tècniques i organitzatives adequades per evitar accessos no autoritzats.
  

Bones pràctiques per protegir les dades de l’equip

1. Centralitza la comunicació en una plataforma segura. Utilitzar canals com Ommnio evita dependre de WhatsApp o altres apps no pensades per a l’entorn laboral.
2. Controla l’accés a la informació. Defineix què pot veure cada perfil (RRHH, supervisors, treballadors) per evitar filtracions innecessàries.
3. No recullis més dades de les necessàries. Pregunta’t sempre: per a què necessitem aquesta informació?
4. Informa amb claredat. Inclou avisos de privacitat en enviar formularis o recopilar dades sensibles.
5. Actualitza i elimina dades quan ja no siguin necessàries. Fes auditories periòdiques per detectar informació obsoleta.
6. Forma el teu equip en bones pràctiques de privacitat. N’hi ha prou amb una sessió breu i exemples concrets perquè els treballadors sàpiguen com manejar la seva pròpia informació i la dels altres.

Com contribueix Ommnio a la protecció de dades?

Ommnio ha estat dissenyat específicament per complir amb el RGPD des de la seva arquitectura tècnica fins a la seva experiència d’ús. Algunes funcionalitats clau:

✅ Gestió granular de permisos, per controlar qui accedeix a què.

✅ Canals segurs i sense necessitat de correus corporatius.

✅ Desactivació remota d’usuaris que ja no formen part de l’empresa.

✅ Suport per a consentiment informat en formularis o comunicacions sensibles.✅ Servidors a la UE, amb compliment estricte de normativa europea.

A més, en ser una app de comunicació dissenyada per a treballadors sense correu electrònic, Ommnio minimitza l’exposició de dades en no requerir múltiples registres o comptes externs.

Protegir les dades també és comunicar millor

Una bona estratègia de comunicació interna comença per una cosa molt simple: respecte per les persones. I això inclou respectar la seva privacitat i protegir la seva informació.

Quan tries una plataforma com Ommnio, no només estàs connectant amb el teu equip: estàs fent un pas ferm cap a una cultura organitzacional més responsable, més humana i més alineada amb els temps que corren.

Vols comprovar com Ommnio pot ajudar-te a complir amb el RGPD?

Sol·licita una demo gratuïta i descobreix com facilitar una comunicació clara, efectiva i segura amb el teu equip deskless.